Rehacer algo que funciona no lo pide nadie. Así nació cotizaciónweb 3.0.

Durante años, cambiarle el impuesto a una cuenta fue trabajo nuestro. El cliente escribía a soporte pidiendo algo mínimo, alguien del equipo entraba por atrás, lo dejaba puesto y contestaba el correo antes del almuerzo. Nadie se quejó nunca de eso. Al contrario: quedaba resuelto en el día y el cliente agradecía. Me tomó más tiempo del que me gustaría admitir entender que ese correo era un síntoma.

cotizaciónweb 3.0 está disponible desde el 30 de julio y es la plataforma entera, escrita de nuevo. En la página del lanzamiento contamos qué trae. Acá quiero contar la otra parte, que es la que a mí me habría servido leer: cómo se toma una decisión así, qué cuesta y qué dejamos afuera.

Durante años fui yo el que dijo que no

Cada cierto tiempo alguien del equipo proponía rehacerlo todo. La conversación terminaba siempre en el mismo lugar y casi siempre la terminaba yo.

Reescribir un producto que está funcionando es la clase de decisión que se ve preciosa en una presentación y deja empresas a medio camino. Un cliente no paga por una reescritura. Paga por cotizar más rápido, por cerrar antes, por perder menos negocios. Mientras estás rehaciendo, el producto no mejora para nadie: el equipo se va meses a un trabajo que, si sale perfecto, el usuario resume como “se ve distinto”. Y si sale mal, se lleva puesta la empresa.

Dije que no varias veces con esos argumentos y los sigo defendiendo enteros. La versión anterior tuvo muchos años y funcionó. De ahí salieron miles de cotizaciones y hubo empresas que la eligieron sabiendo perfectamente lo que hacían. Hablar mal de ella hoy sería hablar mal de esa decisión, y la decisión estuvo bien tomada.

Las estimaciones empezaron a volver raras

Lo que me hizo cambiar de opinión no fue una funcionalidad ni una reunión de estrategia. Fueron las estimaciones.

Alguien pedía algo que en la pizarra se explicaba en dos frases, y el tiempo que volvía no se parecía a las dos frases. Al principio lo atribuí a la prudencia del equipo. Después empecé a preguntar por qué, y la respuesta era siempre parecida: para mover esa pieza hay que tocar otras cuatro, y ninguna de las cuatro se puede probar por separado.

Un producto puede ser cómodo por fuera y estar muy incómodo por dentro. El nuestro estaba así. No se notaba usándolo, se notaba cada vez que queríamos cambiarlo, que en una empresa de software es todos los días.

El punto sin retorno fue una lista. Escribimos lo que queríamos construir en los años siguientes, cobros dentro de la plataforma y la base para trabajar fuera de Chile entre otras cosas, y fuimos marcando cuáles cabían en lo que teníamos. Quedó claro rápido. Podíamos meterlas a la fuerza y terminar con un producto que hace muchas cosas a medias, o empezar de nuevo y pagar el costo una sola vez.

La tentación era copiar la versión anterior pantalla por pantalla

Las primeras semanas hicimos exactamente eso, y no me di cuenta hasta que vi las maquetas. Eran las mismas pantallas, con tipografía nueva. Habíamos convertido una reescritura en una pintada.

Ahí cambiamos la pregunta. En vez de qué tiene esta pantalla, empezamos a preguntar qué pregunta tiene que responder la persona que la abre. Suena a sutileza y no lo es: hubo vistas que desaparecieron porque no respondían ninguna, y funciones que existían sólo porque en su momento fueron fáciles de programar. Y aparecieron otras que nunca habíamos tenido, porque nadie las había pedido con esas palabras.

Mientras tanto la versión anterior siguió corriendo, con soporte y con arreglos, para miles de cotizaciones que salían todos los días. Esa fue la parte cara del proyecto y la que nadie ve: sostener lo que existe con una mano mientras construyes el reemplazo con la otra, durante meses, sin poder decir todavía para qué es.

Lo primero que sacamos fue el archivo adjunto

Si tuviera que quedarme con una sola decisión del proyecto, es esta, y viene de algo que tardé años en aceptar: la pantalla más importante de un sistema de cotizaciones no está dentro del sistema. Es la que abre el cliente de nuestro cliente. Durante años esa pantalla fue un PDF colgado de un correo.

Un adjunto no devuelve nada. Sale y hasta ahí llega tu información. Cuando un vendedor pregunta si el cliente lo abrió, no hay a quién preguntarle, así que llama a los tres días por si acaso, y a veces molesta a quien ya decidió que sí y a veces suelta a quien todavía estaba mirando. Esa llamada a ciegas se repite en todas las empresas que conozco.

Ahora la cotización viaja como un enlace que se abre en cualquier teléfono, con la foto de cada ítem y un botón para aceptar ahí mismo. Del otro lado se ve cuándo la abrió, cuánto se quedó y en qué se detuvo. La conversación con el cliente deja de empezar con “¿le llegó?”.

El embudo tenía que incomodar

La otra decisión que discutimos mucho fue cuánto mostrar en el panel de inicio.

Es tentador diseñar un resumen que se vea bien. Total cotizado arriba, en verde, con una flecha. Ese panel no sirve para nada. Un tablero honesto tiene que ser capaz de decirte que el mes viene mal cuando el mes viene mal, y decírtelo mientras todavía queda mes por delante para hacer algo.

Por eso debajo de los indicadores está el embudo, que es la parte incómoda: de las cotizaciones que se crearon, cuántas llegaron a enviarse, cuántas las abrió el cliente y cuántas terminaron aceptadas. El escalón donde se cae el número es distinto en cada empresa, y casi nunca es el que uno cree. Es el dato que más cambia decisiones y el que más cuesta mirar.

Si ya eres cliente, esto no te pide nada

Todas las cuentas activas pasan a la 3.0 con su información completa. Las cotizaciones, los clientes, los productos y el historial viajan enteros, sin exportar ni volver a cargar nada, y estamos contactando a cada empresa para acompañarla en el paso. Si usaste cotizaciónweb hace años y lo dejaste, la que recuerdas ya no existe.

Lo que sigue ahora sale más barato que todo lo anterior, y esa era la idea desde el principio. Cobros dentro de la plataforma y la infraestructura para trabajar fuera de Chile son los dos frentes en los que estamos. Cuando estén listos los vas a ver acá, y no antes: prometer fechas es otra forma de gastar la confianza de alguien.

Mientras tanto quedó una cosa pequeña que a mí me da más satisfacción que el lanzamiento entero. Los estados con los nombres de tu equipo, tu moneda, tu impuesto, tus textos guardados y el diseño del documento que recibe tu cliente ahora se cambian desde la cuenta, mirando la hoja de verdad al lado. Ese correo a soporte con el que empieza este artículo ya no hace falta que lo escribas. Es el tipo de logro que no se celebra en ninguna parte, porque se mide en cosas que dejan de pasar. Si quieres verlo todo en detalle, con la carta del equipo y el formulario de migración, está en la página de la versión 3.0.