Cómo armar una cotización que se entienda a la primera

Una cotización es el documento con el que le dices a un cliente cuánto cuesta lo que te pidió, qué incluye ese precio y hasta cuándo se lo respetas. No tiene formato obligatorio en Chile, así que cada empresa la arma como puede. Abajo está el orden que a mí me ha funcionado, con los datos que se olvidan siempre.

Hace años perdí un trabajo que ya estaba medio conversado. Mandé el precio por correo, en tres líneas, sin desglose y sin fecha de vencimiento. El cliente lo comparó con otra propuesta que venía con partidas separadas y subtotales, y se fue con esa aunque era más cara. Cuando le pregunté por qué, la respuesta no tenía nada que ver con el precio: la otra se entendía sin tener que llamar a nadie.

1. Confirma qué te están pidiendo antes de ponerle precio

La mitad de los problemas de una cotización nacen acá. Alguien pide “un precio por instalar unas luminarias” y eso puede significar cuatro cosas distintas según quién lo diga.

Antes de calcular nada, deja por escrito el alcance en una frase que puedas leerle al cliente. Cuántas unidades, dónde, en qué condiciones, con qué plazo. Si algo quedó ambiguo, esa ambigüedad va a reaparecer más adelante y la vas a pagar tú. El que emite el documento carga con lo que el documento no dijo.

Cuando la información no alcanza para ser preciso, cotiza igual pero deja anotado el supuesto: “considera 12 puntos según plano recibido el 3 de marzo”. Un supuesto escrito se corrige. Uno que solo estaba en tu cabeza se discute.

2. Los datos que identifican el documento

De tu lado: razón social, RUT, giro, dirección, teléfono y correo de contacto. Del lado del cliente: razón social o nombre, RUT, y la persona a la que va dirigida. Cotizarle a una empresa sin nombre de contacto es la forma más rápida de que el archivo se pierda dentro de esa empresa.

Después van tres datos que casi nadie trata con el cuidado que merecen:

• El número de cotización. Correlativo y sin repetirse jamás. Es el que van a usar los dos cuando hablen por teléfono.
• La fecha de emisión.
• El nombre de quien la preparó, para que el cliente sepa a quién responderle.

3. Separa el trabajo en partidas que el cliente reconozca

El error más común es volcar el detalle tal como sale del sistema interno, con códigos de producto y descripciones abreviadas para que quepan en la columna. Ese detalle le sirve a tu bodega. Al que decide no le dice nada.

Agrupa el trabajo en partidas con nombres que una persona ajena reconozca: instalación eléctrica, red de datos, tabiquería. Cada una con su subtotal. Si el presupuesto no alcanza, el cliente va a querer sacar algo, y prefiere hacerlo solo antes que llamarte a preguntar. Debajo de cada partida va el detalle fino —cantidad, unidad, precio unitario— para el que quiera bajar a ese nivel.

Cuando hay descuento, muéstralo en su propia línea con el porcentaje o el monto. Un descuento incorporado al precio final no te compra ninguna buena voluntad, porque nadie se entera de que se lo hiciste, y además te deja sin nada que ofrecer cuando llegue la contraoferta.

4. Calcula el precio contando lo que no se ve

Acá es donde se pierde plata en silencio, sobre todo al principio. La cuenta que casi todos hacemos la primera vez considera los materiales y las horas del que va a hacer el trabajo, y ahí se detiene.

Falta tu tiempo. La visita a terreno, las dos llamadas para entender qué querían, la hora que te demoraste armando este documento y la coordinación de la semana que viene son horas de trabajo que alguien paga, y si no las pones en el precio las pagas tú. Falta también el traslado, el flete, el desgaste de herramienta y lo que vas a tener que rehacer gratis cuando algo salga apenas mal.

Ese último punto es el que más cuesta aceptar. En mi experiencia pasa como en uno de cada cinco trabajos, y casi nunca es un desastre: es media hora de vuelta acá, una pieza que había que cambiar allá. Sumado en el año son varios días de trabajo que nadie pagó.

Con el costo completo ya puedes aplicar tu margen, y ahí hay una confusión que cuesta cara. Sumarle 30% a un costo de 100 te deja un precio de 130, y sobre esa venta tu margen real es 23%, no 30%. Si lo que quieres es ganar 30% de lo que facturas, el precio tiene que ser 143. La diferencia se nota poco en una cotización y mucho a fin de año.

Después suma los subtotales, aplica el descuento si lo hay, calcula el IVA sobre el neto y muestra el total. En Chile el IVA es 19% y conviene mostrarlo desglosado aunque el cliente sea empresa: evita la llamada de “¿ese precio es con impuesto?”.

El total va arriba además de abajo. Suena a detalle de diseño y es lo que más cambia el tiempo de respuesta. Quien abre el archivo busca la cifra antes que nada, y si tiene que hacer scroll hasta el final para encontrarla, ya empezaste mal.

Si el trabajo se puede hacer por etapas, decláralo. Un cliente que no tiene el monto completo hoy prefiere mil veces una propuesta que se puede partir en dos antes que una que solo se aprueba entera.

Y no bajes el precio antes de que te lo pidan. Si tu primera cifra ya venía con descuento incorporado, no te queda nada con qué responder después.

5. Ponle una fecha de vencimiento al precio

Sin fecha, tu cotización no vence nunca. Alguien puede volver en octubre con la que le mandaste en marzo y pedirte que la respetes, y esa conversación se pierde igual aceptes o no.

El plazo depende de tu negocio. Si trabajas con materiales que se mueven con el dólar, quince días es razonable. Si vendes servicios con costos estables, treinta o sesenta. Lo importante es que la fecha esté escrita y sea visible, cerca del total y no perdida entre las condiciones del pie.

6. Escribe qué no está incluido

Este es el párrafo que casi nadie pone porque se siente como sembrar una duda. En la práctica separa al proveedor que ya hizo esto antes del que va a llegar a descubrir el problema junto con el cliente.

Bastan dos o tres líneas en castellano simple. Que no incluye retiro de escombros, ni pintura, ni los permisos municipales. Que el precio considera trabajo en horario hábil. Que la instalación eléctrica supone un tablero en condiciones y que si hay que cambiarlo se cotiza aparte.

Agrega también qué pasa si cambia la cantidad. Una línea que diga que el precio unitario se mantiene hasta cierto volumen, o que el metraje final se ajusta contra medición en terreno, evita la discusión más desagradable que existe en cualquier trabajo por encargo. Ponerlo cuesta treinta segundos cuando nadie se ha comprometido a nada todavía.

7. Plazo de entrega y forma de pago

El plazo se escribe en días hábiles desde un hito que dependa del cliente, no desde una fecha del calendario. “Quince días hábiles desde la recepción de la orden de compra” es un compromiso que puedes cumplir. “Entrega el 20 de agosto” se convierte en un incumplimiento tuyo apenas el cliente demora tres días en aprobar.

Tampoco prometas un plazo que sabes que no da para ganar la venta. Se gana esa y se pierden las siguientes, que suelen ser mejores.

De la forma de pago, di el porcentaje de anticipo si lo hay, contra qué se paga el saldo y en cuántos días. Si aceptas transferencia, tarjeta o pago en cuotas, dilo acá y no cuando ya haya que cobrar.

Un dato que conviene tener a mano al escribir esta parte: en Chile la Ley 21.131 fija un plazo máximo de 30 días corridos desde la recepción de la factura para pagarla. Aplica a todas las empresas, sin distinción de tamaño, rubro ni forma jurídica, e incluye al sector público. Si no se cumple, corren intereses por mora y derecho a cobro de gastos. No es un detalle para poner en la cotización, pero sí es el piso desde el que conversas cuando un cliente grande te plantea pagar a noventa.

8. Revísala pensando en alguien que no sabe nada del tema

Todos revisamos los números. Casi nadie revisa si el documento se entiende, y no por flojera: cuando la escribiste tú, no hay forma de leerla como si fuera la primera vez.

La prueba que uso es barata. Le paso el documento a alguien que no trabaja en el área y le pido que me diga, sin ayuda y sin preguntar nada, cuánto cuesta en total, qué incluye y hasta cuándo vale el precio. Si demora más de un minuto, el problema está en el documento.

Revísala entera, además, cuando la hayas armado partiendo de una anterior. Es el error más caro de todos: se copia el archivo, se cambia el cliente y quedan adentro el precio del año pasado, una partida que no corresponde o —la peor de todas— el nombre de la empresa anterior en algún párrafo del medio.

Me tocó recibir una así. Buen precio, bien armada, y en el tercer párrafo el nombre de otra empresa. No la aprobé, y no por el error en sí: si nadie revisó eso antes de mandarla, tampoco iba a revisar el resto del trabajo.

Antes de mandarla, ponle al archivo un nombre que sirva del otro lado. Un PDF llamado cotizacion_final_v3.pdf se pierde en la carpeta de descargas del cliente el mismo día que llega. Uno llamado Cotizacion-1042-Constructora-Perez lo encuentra él cuando lo necesita, y lo encuentras tú seis meses después cuando llame preguntando por un precio que ya no te acuerdas de haber dado.

Mándala en PDF y no en Word. Un archivo editable llega al otro lado con tus precios abiertos a que alguien los cambie, aunque sea sin mala intención, y después la discusión es sobre cuál era la versión buena.

Y mándala rápido. En igualdad de condiciones, la primera propuesta bien hecha que llega fija la referencia contra la que se van a comparar las otras. Una cotización perfecta que sale cinco días después llega a una conversación que ya empezó sin ella.

Checklist antes de enviar

• Alcance descrito en una frase, con los supuestos anotados
• Tus datos completos: razón social, RUT, giro, contacto
• Datos del cliente y nombre de la persona a la que va dirigida
• Número correlativo, fecha de emisión y quién la preparó
• Partidas con nombres reconocibles, cada una con subtotal
• Descuento en su propia línea, si lo hay
• Tu tiempo, traslados y rehacer incluidos en el costo
• Margen calculado sobre la venta, no sobre el costo
• Neto, IVA y total desglosados — y el total también arriba
• Fecha de vencimiento visible, cerca del total
• Qué no está incluido, en dos o tres líneas
• Plazo en días hábiles desde un hito del cliente
• Forma de pago: anticipo, saldo, plazos, medios aceptados
• Leída por alguien ajeno al rubro, en menos de un minuto
• Sin restos de la cotización anterior
• PDF, con nombre de archivo útil para el cliente

Qué pasa cuando el cliente la acepta

Una cotización aceptada no cierra nada por sí sola. Pide la aceptación por escrito, aunque sea un correo de dos líneas que diga que aprueban la cotización número tal, y guarda ese correo junto al documento. Si el cliente es una empresa mediana o grande, lo que va a llegar es una orden de compra con su propio número, y desde ese momento las dos referencias viajan juntas en todo lo que venga después.

Conviene tener claro, eso sí, que la cotización no es un documento tributario. No es un DTE, no se declara ante el SII y no reemplaza a la boleta ni a la factura, que vienen después y solo si el trabajo se hace. El SII tampoco exige una numeración específica para cotizaciones: el correlativo del que hablábamos más arriba es tuyo y existe para tu propia trazabilidad, no para cumplirle a nadie.

Eso te da libertad para armarla como quieras. También significa que lo único que la sostiene es lo que escribiste en ella.

Ahí es donde se nota si estaba bien armada, porque la orden de trabajo, la factura y cualquier reclamo posterior salen de ella. Un documento que partió ordenado ahorra trabajo hasta el final. Uno que partió improvisado obliga a reconstruir de memoria lo que se acordó, y esa memoria siempre favorece al que está reclamando.

Lo que ningún formato arregla

Queda la parte más difícil: lo que pasa entre que la envías y te responden. Ahí se cae la mayoría de las cotizaciones, y casi nunca por el precio. Se cae porque el correo llegó un viernes, porque la persona que la pidió estaba de vacaciones, porque alguien tenía que aprobarla y nadie le avisó, o porque pasaron diez días y el proyecto se movió a otra prioridad sin que nadie te dijera nada.

No hay documento que resuelva eso. Lo resuelve el seguimiento: saber cuándo la abrieron, cuándo vence y cuándo toca escribir de nuevo sin sonar insistente. Sobre eso está cotizador online.