Cotizar en Excel funciona. Hasta la cotización número doscientos.

Durante años coticé desde un archivo que se llamaba Cotizaciones_v4_FINAL.xlsx y lo defendí en cada reunión donde alguien sugirió cambiarlo. No se rompió por un error de fórmula, ni porque alguien borrara el archivo, ni por ninguna de las catástrofes que se usan para vender software. Se rompió por algo mucho más aburrido, y me tomó demasiado tiempo darme cuenta.

Yo fui el que defendió la planilla, y tenía razón

Conviene decirlo antes que nada: el Excel es una herramienta extraordinaria para cotizar. No cuesta nada, ya está instalado, todo el mundo sabe usarlo y no hay que pedirle permiso a nadie para cambiarle una columna. Si mañana necesito un descuento por volumen que antes no existía, lo agrego en treinta segundos. Ningún sistema del mundo se adapta tan rápido a una empresa como una planilla que hiciste tú.

Cuando el gerente comercial propuso comprar “algo” para cotizar, fui yo el que dijo que no. Tenía los argumentos ordenados: nos iba a costar plata, íbamos a perder flexibilidad, alguien iba a tener que aprender a usarlo y en tres meses volveríamos igual al Excel. He visto suficientes implementaciones fracasar como para saber que ese pronóstico no era paranoia.

Lo mantengo. Si cotizas diez veces al mes, cierra esta página y sigue con tu planilla. Lo que voy a contar recién empieza a doler bastante después.

El archivo nunca falló. Falló todo lo que había alrededor

La planilla, en rigor, funcionó siempre. Sumaba bien, aplicaba el IVA bien, calculaba el descuento bien. El problema es que una cotización no termina en la planilla: termina en un PDF que sale por correo y se va a la casa de otra persona.

Y para que ese PDF exista, cada cotización empieza con un guardar como. Copias el archivo del mes pasado, le cambias el cliente, le cambias los ítems, le cambias el precio, exportas y envías. Multiplica eso por dos años. Lo que queda en la carpeta compartida no es un sistema de cotizaciones: son doscientas copias de una misma planilla, cada una con las modificaciones que hizo quien la copió, y ninguna con la certeza de cuál fue la que efectivamente salió.

El día que lo entendí fue cuando un cliente aceptó una cotización de tres meses antes, a un precio que ya no existía. No había forma de discutirlo. Él tenía el PDF. Yo tenía diecinueve archivos que se llamaban casi igual.

La primera pregunta: cuál de todas las versiones envié de verdad

Esa es la primera cosa que una planilla no te puede responder, y es más grave de lo que parece. La cotización que vale es la que recibió el cliente, no la que quedó en tu carpeta. Son dos objetos distintos desde el segundo en que aprietas enviar, y el Excel sólo conoce uno de los dos.

En una empresa de una persona todavía se puede vivir con eso, porque el que cotizó se acuerda. En cuanto son tres los que cotizan, se acaba. Alguien ofreció un plazo de entrega que no estaba autorizado, alguien aplicó un descuento que después nadie reconoce, alguien cotizó a un cliente que ya tenía una propuesta abierta con otro vendedor. Ninguna de esas cosas aparece en la planilla, porque la planilla no registra lo que pasó: registra lo que alguien escribió en ella.

La segunda: qué pasó después de apretar enviar

Esta es la que más me costó ver, porque durante años ni siquiera me pareció una pregunta legítima. Enviabas la cotización y esperabas. Si contestaban, bien. Si no contestaban, llamabas a los tres días, y si tampoco, la dabas por perdida. Así se cotiza desde antes de que existiera el correo electrónico.

Pero fíjate en lo que estás haciendo cuando llamas a ciegas. No sabes si la abrió. No sabes si la abrió y se la mandó a su jefe. No sabes si la abrió cuatro veces esta semana, que es la señal más clara que existe de que hay una decisión en curso, ni si nunca llegó porque el archivo se fue a correo no deseado. Estás tomando la decisión más importante del proceso —insistir o soltar— con la misma información que tendrías si hubieras mandado la cotización por paloma.

Un archivo adjunto es una caja negra. Todo lo que sabes de él es que salió.

La tercera: en qué parte se está cayendo el negocio

La tercera pregunta no es sobre una cotización sino sobre todas juntas, y es la que separa vender de administrar. De cada diez propuestas que envías, ¿cuántas se aceptan? ¿Cuánto demoras en promedio entre que te piden el precio y lo mandas? ¿Cuáles son los clientes que siempre piden y nunca cierran?

Vas a decirme que eso se puede sacar de una planilla, y es cierto: una tabla dinámica lo resuelve. Yo la tenía. El problema no es la fórmula, es lo que la alimenta. En mi hoja de seguimiento estaban anotadas todas las cotizaciones que me acordé de anotar, que es un conjunto muy distinto de todas las cotizaciones que envié. Adivina cuáles se me olvidaban con más frecuencia: exacto, las que había perdido.

Una planilla de cotizaciones no es un registro de lo que pasó. Es un registro de lo que recuerdas, escrito por alguien que tiene un incentivo enorme para recordar mal. Durante dos años miré números que me decían que estábamos convirtiendo mucho mejor de lo que estábamos convirtiendo, y actué en consecuencia.

Tres cosas que sí sirven mientras sigas cotizando en planilla

Nada de lo anterior significa que haya que cambiar mañana, y hay arreglos que cuestan una tarde y compran bastante tiempo. El primero es dejar de trabajar sobre copias: una sola planilla con una hoja de catálogo, una de cotizaciones y un número correlativo que no se repita nunca. En cuanto cada cotización tiene un número único, la conversación con el cliente deja de ser sobre archivos y pasa a ser sobre folios.

El segundo es congelar el precio en la cotización. Si tu hoja lee el precio del catálogo con una fórmula, el día que subes la lista se te reescriben todas las propuestas antiguas y pierdes el registro de lo que ofreciste. Pega los valores como texto en el momento de enviar; es feo y es lo correcto.

El tercero es anotar las que pierdes. Suena a obviedad y no lo es: nadie tiene ganas de escribir rechazada en una fila, y sin esas filas cualquier cálculo de conversión que hagas va a estar inflado. Si sólo vas a implementar uno de los tres, que sea este.

No es que el Excel esté malo. Es que llega hasta cierta parte

No cambié de opinión por una demostración de producto. Cambié de opinión una tarde en que estuve cuarenta minutos buscando qué precio le había dado a un cliente en marzo, y al final le pregunté a él. Ese día entendí que la planilla había dejado de ser la herramienta con la que hacía mi trabajo y se había convertido, sin que nadie lo decidiera, en una parte del trabajo.

Ese es el punto de quiebre, y no tiene nada que ver con la tecnología. Es cuando el tiempo que gastas manteniendo el archivo empieza a parecerse al tiempo que gastas vendiendo. Cuando llega, no se nota de golpe: se nota en que cada cotización cuesta un poco más que la anterior, y en que ya nadie quiere heredar el archivo.

Si estás cerca de ahí, lo primero no es comprar nada. Es mirar tus últimas veinte cotizaciones y contar honestamente cuántas de esas tres preguntas puedes responder sin llamar a alguien. Con ese número en la mano la conversación cambia sola —a mí me pasó así—, y si después quieres ver cómo queda el proceso cuando las tres tienen respuesta, de eso se trata exactamente un cotizador online.